1. El comerciante o propietario del establecimiento de comercio debe presentar una solicitud de matrícula en la Cámara de Comercio del lugar donde va a realizar su actividad comercial o donde vaya a funcionar el establecimiento de comercio.
2. Si quien se va a matricular en el registro mercantil es una persona natural debe diligenciar el formulario de Registro Único Tributario-RUT, el formulario de Registro único Empresarial y Social-RUES y el formulario de Registro con otras Entidades. Si se va a matricular un establecimiento de comercio, el propietario deberá diligenciar el RUES.
- Estos formularios pueden ser presentados ante cualquier sede de la Cámara de Comercio, CADES o SUPERCADES.
3. Finalmente, independientemente de si se matricula a una persona natural o un establecimiento de comercio, se debe realizar el pago de los derechos de matrícula cuyo valor dependerá de los activos que se reporten en el formulario de matrícula.
- Cámaras de Comercio
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• Matricularse en el registro mercantil es un deber legal de todo comerciante independientemente de si es persona natural o jurídica, así como los establecimientos de comercio.
• Se recomienda que cuando se vaya a matricular un establecimiento de comercio se verifique que no haya otro establecimiento matriculado con un nombre parecido al que desea registrar.
• La matrícula mercantil debe renovarse cada año, entre el 1 de enero y el 31 de marzo. Para ello, se debe diligenciar el formulario de renovación de matrícula, llevarlo a la Cámara de Comercio y pagar los derechos de renovación.
• La matrícula mercantil se cancela cuando el comerciante lo solicite o cuando la autoridad lo ordene. Para estos efectos, el comerciante debe presentar la solicitud de cancelación por escrito, la cual debe ser reconocida ante notario o presentada personalmente ante el secretario de la Cámara de Comercio. Adicionalmente, el comerciante debe ponerse al día con el pago de los derechos, en caso de no haber renovado la matrícula en años anteriores.
- Si tiene un establecimiento de comercio, debe verificar que el mismo no tenga algún embargo y pagar los derechos correspondientes a la inscripción de la cancelación en la ventanilla de pago de la Cámara de Comercio.
- Si la matricula mercantil se va a cancelar porque el comerciante o propietario del establecimiento de comercio falleció, debe aportarse el certificado de defunción. El trámite puede ser adelantado por la persona que hubiere heredado el establecimiento luego del proceso de sucesión.
• Los comerciantes que realicen actos de comercio sin matricularse en el registro mercantil, sin matricular sus establecimientos de comercio o, sin renovar la matricula mercantil en el término correspondiente pueden ser sancionados por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio con la imposición de una multa o con el sellamiento del lugar por parte de las autoridades locales.
• En el registro mercantil también deben registrarse los libros de comercio, es decir, los libros de contabilidad, de actas y de registro de accionistas/socios/asociados; documentos de constitución, reformas y liquidación de sociedades; decisiones judiciales y administrativas como embargos, demandas, etc.; contratos que afecten al establecimiento de comercio; entre otras.
