Visita de Verificación del Cumplimiento de los Requisitos Establecidos
La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, en coordinación con la Alcaldía Municipal o la Gobernación Departamental, programará una visita a la zona en la cual se proyecta la construcción de la Casa. El objetivo de la visita es realizar un sondeo previo e identificar sobre el terreno la capacidad administrativa y financiera del municipio, con el fin de evaluar la sostenibilidad y permanencia que ofrece el ente territorial.
Adicional a lo anterior, se tendrá en cuenta el análisis de algunos factores de vital importancia en el desarrollo del programa, entre los cuales sobresalen:
- Existencia y ubicación de lotes o inmuebles.
- Estimativo de la población que se va a cubrir.
- Condiciones sociales, culturales y económicas.
- Situación de la oferta judicial formal y no formal.
- Percepción ciudadana sobre la justicia.
- Situación contravencional y delincuencial.
- Presencia en la zona de organizaciones no gubernamentales.
- Centros educativos.
- Otras Entidades de orden público y privado presentes en la zona.
- Compromiso de las autoridades locales, y la capacidad administrativa y financiera para el desarrollo del Programa.
- Participación de la comunidad en el proyecto.
- Participación de la empresa privada.
Estos aspectos ayudarán a definir la localización de la Casa de Justicia y, a su vez, ampliar la información contenida en el diagnóstico de conflictividad remitido al Ministerio de Justicia y del Derecho.
Respuesta Oficial a la Viabilidad del Proyecto
Analizado y verificado el cumplimiento de los requisitos, realizada la visita de inspección y teniendo claras las fuentes de financiación, el Ministerio de Justicia y del Derecho dará respuesta al municipio o departamento.
De no ser viable la implementación del proyecto, se explicarán los motivos y el municipio buscará otras opciones. Si se observa que la obra es viable se dará respuesta y en esta se oficializarán los compromisos adquiridos por el municipio.
Selección del Lote Inmueble
Representantes del municipio o departamento, en coordinación con los funcionarios del Ministerio, visitarán y seleccionarán el lote o inmueble en la zona de influencia definida en la visita de verificación. Este lote, como se indicó en el módulo II, deberá ser propiedad del municipio o del departamento y reunir las características técnicas requeridas.
Criterios Técnicos
Dentro del proceso de selección del lote o inmueble, se hace necesario que la Alcaldía, a través de su Secretaría de Planeación, reúna los requisitos a fin de que el lote elegido para la ubicación del inmueble corresponda técnicamente a lo exigido por el Proyecto y permita garantizar la construcción de la Casa de Justicia.
Existen unos criterios básicos, a saber:
- Estudio de suelos.
- Reglamentación del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
- Uso del suelo para construcción institucional.
- Verificación de conexión a redes secundarias para abastecimiento de servicios públicos.
- Certificado de libertad y tradición del lote o inmueble vigente.
- Certificación ambiental.
Estos requisitos forman parte del Proyecto, el cual debe enviarse a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos y/o Entidad responsable de la cofinanciación para la construcción, dependiendo de la fuente de recursos (Ministerio de Justicia y del Derecho, Gobernación, Municipio, Entidades Cooperantes), quien se encargará de realizar su verificación.
Diseño y aprobación Teniendo en cuenta los estudios técnicos realizados, los compromisos adquiridos para garantizar la presencia de las Entidades del Orden Local y Nacional y las sugerencias dadas por los representantes de la comunidad, los arquitectos de la Entidad que realizará la construcción presentarán a la Alcaldía Municipal y al Ministerio de Justicia y del Derecho el proyecto de diseño de la Casa de Justicia más adecuado para las necesidades del municipio, el cual se someterá a las modificaciones a que hubiere lugar y a la aprobación correspondiente.
Proceso licitatorio y adjudicación Aprobado el proyecto, la Alcaldía realizará la licitación de la obra, en cumplimiento de los términos de referencia elaborados por la Entidad, Cooperantes o el aliado privado que esté al frente del proyecto. Se evaluarán las propuestas y se realizará la adjudicación del contrato de conformidad con la normatividad vigente.
El plazo estimado para la construcción de la obra es de seis meses. Es conveniente que el contratista emplee mano de obra local, lo cual generará conocimiento y apropiación del proyecto por parte de la población.
La Entidad que esté contratando la construcción de la obra, nombrará uno o dos funcionarios (arquitecto o ingeniero) para que se desempeñen como interventores de la Entidad contratista y supervisen el proceso de la obra hasta la entrega de la construcción, con las correspondientes pólizas de cumplimiento y garantía.
Reunión Interistitucional
El Ministerio de Justicia y del Derecho convocará y coordinará con la Administración Municipal o Departamental una reunión en la cual deben estar presentes funcionarios del Ministerio, y del gobierno municipal o departamental, los representantes con poder de decisión de las Entidades que harán parte de la Casa de Justicia (Fiscalía, ICBF, Defensoría del Pueblo, Medicina Legal, Registraduria); los miembros del Concejo Municipal; los representantes de la empresa privada; representantes de las universidades entre otros.
El representante del Ministerio realizará una presentación general sobre el Programa; igualmente hará una breve exposición sobre el Decreto 1477 de 2000, y entregará a la Administración Municipal o Departamental todos los documentos relacionados con el Programa Nacional Casas de Justicia.
Esta reunión, que se convierte en un espacio de reflexión y debate, permitirá a los asistentes profundizar en el tema de Casas de Justicia y aclarar las inquietudes que se hayan generado al respecto. Se espera, adicionalmente, generar un compromiso institucional para la pronta designación de los funcionarios.
Presentación del Programa Nacional de Casas de Justicia a la Comunidad
Se ha insistido en que la participación de la comunidad es fundamental para alcanzar el éxito del Programa Nacional Casas de Justicia, de tal manera que el Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, hará la presentación del Programa a la población que se beneficiará del mismo. Para tal efecto, las autoridades locales convocarán a los representantes de las organizaciones de base de la comunidad, los líderes comunitarios, las juntas de acción comunal, los comités cívicos, las juntas administradoras locales (ediles), el Concejo Municipal, las demás organizaciones locales que tengan influencia social o política en el municipio y los medios de comunicación a una reunión en la zona de influencia seleccionada para el establecimiento e implementación de la Casa de Justicia.
Con este evento se pretende informar a la comunidad sobre el verdadero alcance social y comunitario de las Casas de Justicia, convirtiendo a los beneficiarios en la columna vertebral de tal proyecto. Los pobladores no solo deben conocer del funcionamiento y beneficios de la Casa, sino hacerse partícipes en todo el proceso de implementación y se espera el compromiso de volverse multiplicadores del proyecto en sus respectivas localidades.
Sostenibilidad: Acuerdo Municipal
Una vez generado el compromiso por parte de los actores involucrados en el proceso de construcción e implementación de la Casa de Justicia, la Administración Municipal o Departamental gestionará la inclusión del Programa Nacional Casas de Justicia en el Plan de Desarrollo y a través de un Acuerdo Municipal, con el propósito de destinar cada año en el presupuesto municipal las partidas necesarias para el sostenimiento y mantenimiento de la Casa, todo esto orientado a garantizar la ejecución de proyectos de inversión y el óptimo funcionamiento del Programa.
Puesta en Operación de la Casa de Justicia
SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS
A los funcionarios de la Casa de Justicia y a las personas de otras Entidades que tengan que ver con el Programa se les elegirá teniendo en cuenta el perfil profesional específico para cada cargo de acuerdo al manual de funciones de cada Alcaldía y/o Entidad.
El Ministerio de Justicia y del Derecho es respetuoso de la autonomía administrativa de los entes territoriales en esta materia y ofrece unos parámetros generales de los perfiles ideales de los funcionarios que deben ser designados para ejercer las funciones de coordinación de la Casa de justicia, del funcionario del CRI y del Centro de Cómputo.
Perfil y Nombramiento del Cordinador de la Casa de Justicia
Simultáneamente con el inicio de la construcción de la Casa de Justicia, la Administración Municipal procederá a designar el Coordinador de la Casa, que podrá ser un funcionario de planta de la Alcaldía, o de lo contrario será contratado para ejercer el cargo; es importante que se tenga en cuenta el perfil establecido por el Ministerio para la selección de este servidor público, quien deberá reunir el perfil determinado en esta guía; al servidor designado se le debe dar continuidad en el cargo mínimo de dos años, como se señaló anteriormente.
El funcionario designado puede ser del nivel profesional o asesor preferiblemente de carrera administrativa, cuyo perfil debe estar acorde con el manual de funciones y requisitos mínimos de la Alcaldía Municipal y/o Distrital. Con base en ellos, se adelantarán los respectivos procesos de selección (nombramiento, contratación y/o traslado)
Perfil Profesional
- Abogado, administrador de empresas, administrador público, psicólogo, trabajador social, sociólogo, profesional en ciencias sociales y humanas.
- Tres años de experiencia.
- Conocimiento y habilidad en mecanismos alternativos de solución de conflictos.
- Conocimiento en trabajo con comunidad.
- Conocimiento en sistemas de información.
- Conocimiento en formulación y evaluación de proyectos.
Es de anotar que la experiencia del candidato debe estar enfocada a labores comunitarias o sociales. El tiempo de experiencia específica o relacionada debe responder a lo establecido en el manual de funciones y requisitos mínimos del municipio.
Perfil Humano
- Confianza en sí mismo.
- Trabajo en equipo: Trabajar en cooperación con otras personas.
- Adaptabilidad: Habilidad para ajustarse y trabajar en diversas situaciones, con varios individuos o en grupo. Permite la comprensión y apreciación de perspectivas diferentes y opuestas sobre un mismo problema.
- Aprendizaje Continuo: Interés por asimilar y aplicar constantemente nuevos conocimientos para el crecimiento personal y organizacional.
- Compromiso Institucional: Disposición para adecuar su conducta a las necesidades, prioridades y metas de la Casa de Justicia. En consecuencia, su actitud promocionará las metas organizacionales, dándoles prioridad sobre sus preferencias personales.
- Comunicación: Habilidad que le permita relacionarse de manera adecuada con las demás personas, por medio del lenguaje verbal y no verbal, produciendo reacciones positivas frente a lo que se quiere transmitir. Requiere capacidad para escuchar las opiniones de los demás y actuar frente a ellas de manera apropiada.
- Conciencia Organizacional: Entendimiento de las relaciones de poder que existirán en la Casa para la identificación de sujetos que toman decisiones y a los que puedan influir positivamente en el logro de los objetivos y filosofía del Programa Nacional.
- Conocimientos Especializados: Motivación para utilizar y expandir el conocimiento técnico y teórico, utilizándolo efectivamente en la Casa.
- Desarrollo de otras personas: Capacidad y disposición de fomentar el aprendizaje y el desarrollo humano de otros individuos, mediante un nivel apropiado de análisis de necesidades.
- Innovación: Capacidad de generar ideas novedosas, que permitan desarrollar nuevos procedimientos o servicios que hagan más efectiva la labor de la Casa.
- Liderazgo de Equipo: Habilidad de conducir un equipo o grupo, aún cuando no sea una autoridad formal.
- Motivación de Logro: Interés por trabajar bien y alcanzar la excelencia, que se manifieste en conductas observables, tales como el desempeño personal (esforzarse por mejorar), una medida objetiva (orientación de resultados), el desempeño de otros (competitividad) o metas que implican un desafío personal y que nadie se ha propuesto con anterioridad (innovación).
- Negociación: Habilidad para llegar a acuerdos benéficos para la Casa de Justicia Regional.
- Orientación de Servicio al Usuario: Que enfoque sus esfuerzos hacia el descubrimiento y satisfacción de las necesidades de los usuarios de la Casa.
- Planeación: Que tenga capacidad de pensar integralmente y valorar las implicaciones de las decisiones en una escala de mediano y largo plazo.
- Relaciones Públicas: Habilidad para identificar y mantener contacto frecuente con personas e instituciones que contribuyan a la efectividad de los objetivos de la casa.
Funciones
- Asumir el liderazgo público e institucional de la Casa de Justicia.
- Velar por el buen funcionamiento de la Casa de Justicia.
- Coordinar el trabajo en equipo entre las instituciones participantes en la Casa de Justicia, respetando las competencias particulares.
- Impulsar la conformación y funcionamiento del Comité Coordinador de la Casa de Justicia.
- Conciliar conflictos de tipo administrativo entre los funcionarios (as) que trabajan en la Casa.
- Responder ante el Comité Municipal y ante el Ministerio de Justicia y del Derecho por la gestión de la Casa de Justicia.
- Presentar oportunamente a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos informes de actividades y estadísticos mensuales sobre la gestión adelantada por la Casa de Justicia de conformidad con los soportes recibidos de las Entidades vinculadas a la misma.
- Atender los requerimientos del Sistema de Información de Casas de Justicia.
- Registrar en el Sistema de Información de Casas de Justicia los temas relacionados con presencia institucional y actividades comunitarias, así como realizar tareas administrativas: Creación de usuarios y envío de información a la Dirección de Métodos Alternativos del Ministerio de Justicia y del Derecho.
- Buscar permanentemente mecanismos que permitan optimizar el trabajo de la Casa de Justicia, con el apoyo de la Alcaldía Municipal y demás autoridades locales y regionales, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho y organismos de apoyo, tales como universidades y organizaciones no gubernamentales.
- Realizar acciones tendientes a difundir los servicios prestados por la Casa de Justicia hacia la comunidad.
- Promover los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
- Intervenir en los conflictos de orden comunitario en calidad de mediador, cuando la comunidad lo solicite o cuando la situación lo requiera.
- Responder por el cuidado y protección de los bienes muebles y el mantenimiento de las instalaciones físicas.
- Adelantar la gestión pertinente para que el programa de Casas de Justicia sea incluido en el Plan de Desarrollo del Municipio y por ende la asignación de los recursos respectivos para inversión y funcionamiento de la Casa.
- Coordinar la elaboración del Plan de Acción de la Casa con los funcionarios que hacen parte de la Casa, hacerlo viable ante la Administración Municipal y realizar el seguimiento.
- Presentar informes ante la Administración Local y el Ministerio de Justicia y del Derecho cuando sean requeridos.
- Mantener comunicación permanente con la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos y reportar de forma inmediata cualquier novedad relacionada con el funcionamiento del Programa.
El Coordinador de la Casa, con el apoyo del Ministerio de Justicia y del Derecho, deberá garantizar que los funcionarios del orden nacional y local designados para trabajar en la Casa de Justicia se presenten 10 días antes de la fecha prevista para la apertura, con el propósito de que participen en el Programa de Inducción a Funcionarios.
Perfil del Funcionario del Centro de Recepción e Información
Perfil profesional
- Estudiante universitario, preferiblemente de séptimo semestre de Derecho, de Administración de Empresas, Administración Pública, Psicología, Trabajo Social, Sociología, Ciencias Sociales y Humanas.
- Conocimiento y habilidad en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
- Conocimientos en Sistemas de Información.
Perfil Humano
La persona encargada del CRI deberá tener el mismo perfil humanístico del Coordinador de la Casa de Justicia y además habilidad en orientación de servicio al usuario que le permita enfocar sus esfuerzos hacia la satisfacción de las necesidades del mismo. Habilidad para escuchar y responder, utilización del diálogo y el entendimiento interpersonal para desarrollar relaciones basadas en el respeto de los derechos.
Funciones
- Identificar las responsabilidades y funciones de las Entidades presentes en la Casa de Justicia.
- Recibir y orientar al usuario suministrando información sobre las Entidades participantes en la Casa de Justicia.
- Llevar el registro de usuarios.
- Cumplir con las diversas obligaciones de registro, reportes y controles del Sistema de Información de Casas de Justicia.
- Atender las consultas de los usuarios de la Casa de Justicia registrando sus datos básicos y/o verificar los existentes y aquellos que permitan suministrar información sobre la efectividad del Programa.
- Registrar la fecha, hora de la consulta, identificarla y clasificarla como asesoría, petición, denuncia o querella.
- Asignar los casos atendidos a los funcionarios de la Casa de Justicia de acuerdo con su competencia y disponibilidad, dejando registro de ello.
- Realizar una asignación múltiple cuando el caso así lo amerite.
- Remitir, mediante oficio, los casos que no sean competencia de la Casa de Justicia, a otras Entidades y si es posible, conseguir la cita al usuario para que sea atendido con prontitud.
- Entregar el expediente con la historia del caso a las dependencias que van a atenderlo.
- Hacer seguimiento y actualizar constantemente la información sobre los casos asignados, una vez sean asumidos por el funcionario correspondiente hasta su evacuación.
- Informar sobre el estado del caso al usuario.
- Llevar estadísticas sobre información básica de los usuarios y sus casos.
- Apoyar la realización de proyectos y actividades que se desarrollen con la comunidad.
Perfil del Funcionario del Centro de Computo
Perfil Humano
La persona encargada del Centro de Cómputo deberá tener el mismo perfil humano de los funcionarios antes mencionados.
Perfil Profesional
- Ingeniero de Sistemas, Técnico de Sistemas o persona con formación básica en manejo y soporte técnico de computadores.
- Conocimiento de sistemas operativos, instalación, configuración y actualización de los mismos.
- Manejo y soporte de redes, internet.
- Manejo de bases de datos (SQL-Server).
- Experiencia en recolección y sistematización de información.
- Conocimiento básico de estadística.
Funciones
- Recolección y sistematización de la información producida por las Entidades de la Casa de Justicia.
- Consolidar las estadísticas que producen las Entidades de la Casa de Justicia.
- Canalizar, organizar y analizar la información que se envía a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.
- Apoyar la labor de informática de las Entidades de la Casa de Justicia.
- Ser el líder técnico y funcional del Sistema de información de Casas de Justicia.
- Manejar los diferentes manuales de usuario del Sistema de Información de Casas de Justicia
- Validar la operación correcta del Sistema de Información de Casas de Justicia.
- Capacitar a los nuevos funcionarios en el uso del Sistema de Información de Casas de Justicia.
