1. Para constituir un fondo de empleados en primera medida se debe cumplir con los siguientes requisitos:
• Contar con un mínimo de diez (10) personas para la constitución.
• Nombrar un comité organizador.
• Elaborar los estatutos.
• Tomar un curso básico de 20 horas en economía solidaria (asociados fundadores).
2. Los fondos de empleados se pueden constituir por escritura pública o documento privado de constitución, para lo cual se deberá:
• Convocar a asamblea de constitución.
• Aprobar los estatutos y nombrar en propiedad los órganos de administración y vigilancia.
• El consejo de administración, junta directiva u órgano equivalente de estas entidades, allí designado, nombrará el representante legal de la entidad.
• El acta de la asamblea de constitución será firmada por todos los asociados fundadores, anotando su documento de identificación y el valor de los aportes iniciales.
3. Posteriormente, los fondos de empleados deberán realizar un proceso de registro ante la cámara de comercio del domicilio principal y presentar lo siguiente:
• Escritura pública o documento privado reconocido que contenga la constitución de la entidad.
• Copia de los estatutos ¬firmados por el presidente y secretario de la asamblea y por todos los asociados fundadores.
• Copia del acta del Consejo de Administración donde se nombra el representante legal o director ejecutivo.
• Formularios diligenciados para el proceso de inscripción que entrega la Cámara de Comercio. Entre ellos el Formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES), el Formulario Adicional de Registro con otras entidades.
Una vez registrados los documentos de constitución ante la cámara de comercio, las entidades deberán enviarlos a la Superintendencia de Economía Solidaria, en un solo ejemplar original, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su correspondiente control de legalidad.
- Cámaras de Comercio.
- Notaría.
- Superintendencia de la Economía Solidaria.
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• El curso de 20 horas, debe realizarse en una en una institución o entidad acreditada por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
• Los asociados de un fondo de empleado deberán tener un vínculo común de asociación, determinado por la calidad de trabajadores dependientes, en una de las siguientes modalidades:
- De una misma institución o empresa.
- De varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa, o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentres integradas conformando un grupo empresarial.
- De varias instituciones o empresas independientes entre sí, siempre que éstas desarrollen la misma clase de actividad económica.
• El carácter de asociado de un fondo de empleados se pierde por:
- Renuncia voluntaria debidamente aceptada por el organismo estatutario competente.
- Desvinculación laboral de la entidad o entidades que determinen el vínculo de asociación (no se aplica cuando la desvinculación laboral obedezca a hechos que generan el derecho a pensión)
- Exclusión debidamente adoptada.
- Muerte.
• En cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012 (Ley Antitrámites) desde el 1º de enero y hasta el 31 de marzo de cada año, las entidades sin ánimo de lucro deben renovar su inscripción en la Cámara de Comercio.
• Para el control de legalidad o revisión ante la Superintendencia de Economía Solidaria, el fondo de empleados deberá presentar:
- Formato de solicitud del estudio de legalidad, certificando el pago de los aportes sociales mínimos expedida por el representante legal.
- Certificado de existencia y representación legal.
- Acta de la asamblea de constitución.
- Estatutos aprobados y firmados por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de constitución.
- Constancia de pago de los aportes sociales iniciales suscritos por los asociados fundadores.
