Minjusticia

Grupo de Gestión Documental

Doris Esther Ubaque Vanegas

​


.

  1. Diseñar, aplicar y actualizar políticas, criterios y estrategias para la gestión documental del Ministerio de acuerdo con la reglamentación vigente.
  2. Organizar y administrar el proceso de Gestión Documental de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la política archivística establecida en el Ministerio.
  3. Prestar apoyo y asistencia técnica a las instituciones del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho en la organización y administración del proceso de Gestión Documental, según los requerimientos recibidos.
  4. Elaborar el Programa de Gestión Documental institucional, articulado con el Plan de Acción de la entidad.
  5. Elaborar, aplicar y actualizar las tablas de retención documental y valoración documental de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
  6. Proteger la información y los datos personales que reposan en medios físicos, bases de datos y documentos electrónicos en los sistemas de información de gestión documental de acuerdo con las políticas y directrices del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la delegatura de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  7. Mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones del Ministerio.
  8. Establecer y mantener la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos, de acuerdo con los estándares y protocolos definidos por la Dirección de Tecnologías y Gestión de la Información en Justicia o quien haga sus veces, el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  9. Coordinar acciones con la Dirección de Tecnologías y Gestión de la Información en Justicia o quien haga sus veces, para cumplir con los elementos esenciales de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos, garantizando que mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.​
  10. Presupuestar el requerimiento financiero para el desarrollo del Plan de Acción del Grupo, de acuerdo con las necesidades del servicio.
  11. Recibir, clasificar y distribuir documentos de usuarios internos y externos que lleguen al Ministerio de Justicia y del Derecho.
  12. Realizar seguimiento al cumplimiento de los proyectos, actividades administrativas y técnicas sobre la planificación, manejo, organización y preservación de la documentación producida y recibida por el Ministerio desde su origen (recepción o producción, clasificación, radicación y distribución) hasta su destino final (organización en archivo de gestión, custodia y disposición final de acuerdo con la tabla de retención documental) con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
  13. Elaborar documentos (certificaciones sobre la información del archivo central, informes y requerimientos de usuarios internos y externos) en cumplimiento de las funciones asignadas.
  14. Realizar las operaciones de verificación, control, registro y seguimiento de los documentos remitidos al Ministerio de Justicia y del Derecho por personas naturales o jurídicas con el fin de dar el trámite correspondiente.
  15. Establecer el curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa.
  16. Clasificar, ordenar y describir los documentos que posean valores administrativos, fiscales, legales, científicos, económicos, históricos culturales de la Entidad, en las etapas de su ciclo vital.
  17. Realizar las actividades orientadas al acceso y recuperación de la información contenida en los documentos de archivos de la Entidad.
  18. Seleccionar, eliminar o conservar los documentos producidos por la entidad según lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).
  19. Realizar las transferencias de archivos fisicos y electrónicos según directrices establecidas por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  20. Atender los requerimientos de inspección y vigilancia sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental que realice el Archivo General de la Nación y demás organismos de control.
  21. Realizar la autoevaluación del control y de la gestión con miras a un mejoramiento continuo.
  22. Ejecutar las actividades requeridas en el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la entidad en el ámbito de las competencias del Grupo.
  23. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.