Minjusticia

Grupo de Gestión Contractual

​​​​Lizth Viviana García ​​​​​​Pinzón​

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  1. Obtener la información necesaria para diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones, diligenciar el respectivo documento, solicitar la aprobación del mismo, publicarlo, revisar y actualizarlo de conformidad con la Guia para la elaboración del mismo de Colombia Compra Eficiente.
  2. Adelantar con todas las dependencias de la Entidad, los trámites tendientes a la selección de contratistas, tanto del Ministerio como de sus Fondos Cuenta.
  3. Proyectar para la firma del Ordenador del Gasto, los actos administrativos de trámite para los procesos de selección del Ministerio, como de sus Fondos Cuenta. 
  4. Adelantar los procesos de selección de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Estatuto de Contratación y en las normas reglamentarias correspondientes, tanto del Ministerio como de sus Fondos Cuenta.
  5. Revisar los estudios previos y análisis del sector elaborados por cada dependencia, según su competencia, así como los documentos soporte requeridos para adelantar los procesos de selección que requiera el Ministerio como de sus Fondos Cuenta.
  6. Elaborar los proyectos de pliegos de condiciones y atender los trámites inherentes a los procesos públicos, que requiera el Ministerio como de sus Fondos Cuenta
  7. Verificar los soportes y el cumplimiento de los requisitos exigidos en la contratación que requiera el Ministerio como sus Fondos cuenta, elaborar las minutas de contratos y velar por su perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización. (Solicitar registro presupuestal, exigir al contratista la constitución de garantías y aprobación de la misma, si a ello hubiere lugar).
  8. Incorporar la información contractual del Ministerio como de sus Fondos Cuenta al Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP y Sistema de Información Contractual y Financiera SICF.
  9. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus reglamentaciones en el ámbito de su competencia.
  10. Revisar el seguimiento a la adecuada ejecución de los contratos y convenios suscritos por el Ministerio y sus Fondos Cuenta.
  11. Asignar un supervisor a todo contrato y convenio suscrito por el Ministerio y sus Fondos Cuenta.
  12. Comunicar la designación de la notificación al supervisor y las funciones a realizar.
  13. Apoyar a los supervisores y/o interventores, según corresponda, en el análisis y resolución de las diferencias, inconvenientes y traumatismos que se presenten en la ejecución de los contratos o convenios, y formular recomendaciones sobre la​ aplicación de los mecanismos que la entidad estatal puede utilizar para dar cumplimiento al objeto y a las obligaciones contractuales.
  14. Crear y mantener actualizada una base de datos sobre los contratos y convenios suscritos por la Entidad.
  15. Ejercer el control sobre la obligación de los supervisores de presentar los informes​ ​de supervisión, según la frecuencia establecida.
  16. Revisar y efectuar las observaciones a que haya lugar, con respecto a los informes de supervisión .
  17. Proyectar las prórrogas, adiciones, modificaciones a que haya lugar previa​​ evaluación sobre la conveniencia y justificación de las mismas y la verificación de ​los respectivos documentos.
  18. Exigir al contratista la ampliación, cuando sea el caso, de los amparos establecidos en los contratos o convenios.
  19. Efectuar la afiliación de los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, a la aseguradora de riesgos laborales.
  20. Formular recomendaciones, previo concepto del supervisor, respecto a las medidas preventivas o correctivas que garanticen la ejecución idónea del contrato y eviten su incumplimiento.
  21. Aplicar el procedimiento de gestión documental en la organización, conservación y custodia de los documentos que conforman la carpeta de cada unidad contractual.
  22. Verificar con el supervisor y el contratista, cuando sea del caso, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, dejando constancia de los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
  23. Proyectar el respectivo acto administrativo de la liquidación unilateral en caso de que el contratista no se presente a la liquidación, o no se llegue a un acuerdo sobre el contenido de la misma.
  24. Comunicar al Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable o a quien haga sus veces, y al Supervisor, el cumplimiento por parte del contratista de la legalización de la liquidación.
  25. Incorporar al Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP y en Sistema De Información Contractual y Financiera - SICF, las actas de liquidación o cierre de expediente del proceso de contratación escaneadas.
  26. Proyectar actos para pactar y ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el incumplimiento o caducidad a que hubiere lugar.
  27. Formular oportuna reclamación administrativa ante los contratistas y compañias de seguros garantes para la restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demás reclamaciones que se presenten por fallas en la ejecución contractual y frente al incumplimiento de las obligaciones pos-contractuales.
  28. Proyectar los actos administrativos, respuestas a consultas, derechos de petición que se originen con ocasión de la gestión contractual con asuntos de su competencia.
  29. ​Las demás funciones inherentes a la actividad contractual y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.​