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Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable - Olga Patricia Serna Murcia

PERFIL

Es una profesional  que cree en la innovación y trabaja en la construcción colectiva de procesos. Su línea de trabajo tiene que ver con la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos físicos y económicos. Y claro, con un valioso y calificado grupo humano.

Es profesional en Administración Financiera de la Universidad del Tolima y especialista en Gestión Pública de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP).

Su experiencia de más de 13 años en el sector público -en entidades del orden descentralizado- le ha permitido liderar varios procesos sociales, entre los que se destaca haber coordinado la estrategia ‘Unidos en el Departamento de Boyacá’, cuya misión fue promover acciones a favor de la población más vulnerable.

Fue Secretaria de Desarrollo Organizacional de la alcaldía de Chiquinquirá, Directora de Turismo, Gerente del Instituto de Cultura de Chiquinquirá y también docente universitaria.


FUNCIONES GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. Olga Patricia Serna Murcia es una persona que cree en la innovación y en la construcción colectiva de procesos. Su línea de trabajo tiene que ver con la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos físicos y económicos. Y claro, con un valioso y calificado grupo humano.

Es profesional en Administración Financiera de la Universidad del Tolima y especialista en Gestión Pública de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP).

Su experiencia de más de 13 años en el sector público -en entidades del orden descentralizado- le ha permitido liderar varios procesos sociales, entre los que se destaca haber coordinado la estrategia ‘Unidos en el Departamento de Boyacá’, cuya misión fue promover acciones a favor de la población más vulnerable.

Fue Secretaria de Desarrollo Organizacional de la alcaldía de Chiquinquirá, Directora de Turismo, Gerente del Instituto de Cultura de Chiquinquirá y también docente universitaria.

1. El Grupo de Gestión Administrativa, Planea, programa, controla y supervisa los procedimientos de almacenamiento, aseguramiento, suministro, custodia, distribución y baja de los bienes necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio.

2. Coordina, supervisa y controla las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de los Bienes muebles e inmuebles puestos a disposición del Ministerio a cualquier título.
3.Coordina, supervisa y controla la prestación de los servicios de recepción, comunicación por PBX, fotocopiado, cafetería, y aseo y vigilancia del Ministerio.
Coordina, supervisa y controla los sistemas de registro, clasificación, archivo y tramitación de la correspondencia del Ministerio.
4.Coordina, supervisa y controla la producción, recepción, organización, almacenamiento, preservación, recuperación, y consulta de la documentación de la Entidad.
5.Coordina, supervisa, y controla el funcionamiento del centro documental, cuando haya lugar a ello; como fuente de consulta permanente poniéndolo al alcance de la comunidad en general.
6.Coordina, supervisa y controla el funcionamiento del parque automotor de la Entidad y la prestación de los servicios correspondientes.
7. Coordina, ejecuta, supervisa y controla la política de seguros de los Activos del Ministerio.
8. Presta asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa en materia de administración, manejo y conservación de bienes.
9. Apoya el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.
10. Elabora y hace seguimiento en lo de su competencia, a la ejecución los Planes de Acción, Plan de desarrollo Administrativo, Plan de mejoramiento y al Plan de Compras, y garantizar su cumplimiento.


OBJETIVO DEL AREA

El Grupo de Gestión Administrativa, contribuye al logro de la misión general del Ministerio, apoyando y asistiendo a todas las dependencias que lo conforman administrando los bienes, servicios y gestión documental adecuados para el cumplimiento de las funciones de cada una, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad, enmarcados dentro de los principios y valores fundamentales establecidos en la política institucional del Ministerio y la Carta Política.


FUNCIONES GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

1. Coordinar, planear y controlar las actividades relacionadas con los asuntos financieros de la Entidad.

2. Administrar el Programa Anual Mensualizado de Caja del Ministerio de Justicia y del Derecho, según requerimiento de las Dependencias.

3. Mantener actualizado el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF en coordinación con la subdirección de Sistemas y la Oficina Asesora de Planeación.

4. Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y realizar los Registros Presupuestales correspondientes.

5. Administrar y custodiar los valores, documentos y demás instrumentos negociables y en garantía que haya recibido bajo su responsabilidad de acuerdo con las normas establecidas.

6. Aplicar la normatividad tributaria, presupuestal y contable.

7. Gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros públicos asignados al Ministerio, así como aplicar y controlar los recursos de cooperación internacional.

8. Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables y de Tesorería, y patrimoniales del Ministerio de Justicia y del Derecho.

9. Elaborar los balances y estados financieros del Ministerio y presentarlos de acuerdo a las normas vigentes de la Contaduría General de la Nación.

10. Efectuar los pagos de las obligaciones en la Entidad de conformidad con las normas legales vigentes.

11. Garantizar la sostenibilidad del sistema contable del Ministerio, en cumplimiento de la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación.

12. Gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros asignados al Ministerio de Justicia y del Derecho, y a sus Fondos Cuenta.

13. Responder por el registro de la totalidad de operaciones financieras, garantizando eficiencia, constancia, seguridad y oportunidad en la disponibilidad de la información.

14. Hacer seguimiento y controlar la ejecución de los recursos del Ministerio de Justicia y del Derecho, los recursos entregados en administración a terceros y los recibidos por concepto de donaciones de organismo internacionales.

15. Realizar las evaluaciones financieras de las propuestas presentadas dentro de los procesos de contratación del Ministerio.

16. Aplicar y realizar las operaciones en los sistemas de información para el cierra de cada vigencia.

17. Preparar, analizar, elaborar y consolidar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control.

18. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.

19. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

20. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.


OBJETIVO DEL AREA

1. Realizar el seguimiento, la evaluación y control a la secuencia de ejecución presupuestal de la Entidad.
2. Planear, elaborar, programar, registrar, ejecutar y controlar los procesos de manejo de recursos financieros.
3. Realizar pagos de todas unidades ejecutoras y llevar los registros por el sistema oficial de la tesorería de la entidad.

CONTACTO

Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa
Tel 4443100 Ext 1180
Correo Electrónico: olga.serna@minjusticia.gov.co

 
Entidades Adscritas Agencia Nacional de defensa Juridica del estado Inpec Superintendencia de Notariado y Registro SPC
 

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