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Administrativa Financiera y Contable – Norma Maritza Ruiz Huertas 

 

Perfil  

Economista egresada de la Universidad Militar Nueva Granada, con especialización en Administración de Negocios en la Universidad Sergio Arboleda y estudios de Comercio Internacional. Se ha desempeñado en el sector Público en la Red de Solidaridad Social, Red de Apoyo Social del Fondo de Inversión para la paz, Inurbe (en liquidación), en la Secretaría de Tránsito y Transporte y en el Sector privado asesorando empresas como Servicios y Finanzas entre otros. 

Funciones del área 

 1. Elaborar y hacer seguimiento a la ejecución del Plan de Acción, Planes de Mejoramiento, Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público y al Plan de Adquisiciones del Grupo, y garantizar su cumplimiento. 

 2. Planear, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administración de los servicios generales y de apoyo logístico para el correcto funcionamiento del Ministerio.  

3. Participar en la implementación y desarrollo de políticas para mejorar el manejo de los bienes de la entidad, adelantar actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, suministro, conservación, custodia, distribución y baja de los bienes y elementos necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio. 

4. Elaborar los estudios previos, proyectos de pliegos de condiciones, evaluaciones, calificaciones, de las propuestas y presentar los informes de ejecución y supervisión del área. 

 5. Supervisar y controlar los proyectos, estudios, diseños y ejecución de obras, así como la implementación y mantenimiento preventivo y correctivo de los ambientes físicos, equipos, muebles, inmuebles, vehículos de transporte; para su uniforme funcionamiento y de esta manera prestar un servicio adecuado a la entidad. 

 6. Coordinar, supervisar y controlar la prestación de los servicios de recepción, comunicación por PBX, fotocopiado, cafetería, aseo y vigilancia del Ministerio. 

 7. Coordinar, supervisar y controlar el funcionamiento del parque automotor de la Entidad y la prestación de los servicios correspondientes. 

 8. Coordinar, ejecutar, supervisar y controlar la política de seguros de los Activos del Ministerio. 

 9. Preparar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación el anteproyecto anual de presupuesto de acuerdo con la normatividad vigente. 

 10. Coordinar, planear y controlar las actividades relacionadas con los asuntos financieros y contables de la Entidad. 

 11 Administrar el Programa Anual Mensualizado de Caja del Ministerio de Justicia y del Derecho, según requerimiento de las dependencias. 

 12. Mantener actualizado el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF en coordinación con la Subdirección de Sistemas y la Oficina Asesora de Planeación. 

 13. Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y realizar los Registros Presupuestales correspondientes. 

 14 Administrar y custodiar los valores, documentos y demás instrumentos negociables y en garantía que reciba el Ministerio bajo su responsabilidad de acuerdo con las normas establecidas. 

 15. Gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros públicos asignados al Ministerio, así como aplicar y controlar los recursos de cooperación internacional. 

 16. Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables, de tesorería, y patrimoniales del Ministerio de Justicia y del Derecho. 

 17. Consolidar la información contable de la entidad y elaborar los balances y estados financieros del Ministerio, preparar la documentación necesaria y presentarla a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo a los procedimientos establecidos. 

 18. Responder por la liquidación de las obligaciones tributarias y financieras del Ministerio, preparar la documentación necesaria y presentarla a las respectivas instancias, de acuerdo con las normas vigentes. 

 19. Coordinar el pago de los compromisos asumidos por el Ministerio, como la nómina, retenciones, pago de impuestos, embargos, aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales 

 20. Certificar los hechos financieros, contables y tributarios que sean solicitados por clientes internos y externos, con la eficiencia, seguridad y oportunidad que los mismos exigen. 

 21. Garantizar la sostenibilidad del sistema contable del Ministerio, en cumplimiento de la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación. 

 22. Ejercer el control sobre los ingresos y egresos, efectuar los pagos de las obligaciones de la Entidad de conformidad con las normas legales vigentes. 

 23. Gestionar, aplicar y controlar los recursos financieros asignados al Ministerio de Justicia y del Derecho, y a sus Fondos Cuenta. 

 24. Responder por el registro de la totalidad de operaciones financieras, garantizando eficiencia, consistencia, seguridad y oportunidad en la disponibilidad de la información. 

 25. Hacer seguimiento y control a la ejecución de los recursos del Ministerio de Justicia y del Derecho, los recursos entregados en administración a terceros y los recibidos por concepto de donaciones de organismos internacionales. 

 26. Realizar las evaluaciones financieras de las propuestas presentadas dentro de los procesos de contratación del Ministerio. 

 27. Aplicar y realizar las operaciones en los sistemas de información para el cierre de cada vigencia. 

 28. Preparar, analizar, elaborar y consolidar los informes de acuerdo con las necesidades de los usuarios y de las diferentes entidades de fiscalización y control. 

29. Rendir los informes sobre el desarrollo de las funciones y elaborar o participar en aquellos en que por su contenido y naturaleza estén dentro del ámbito de competencia. 

 30. Prestar asesoría, asistencia técnica, operativa, administrativa y financiera en materia de manejo y conservación de bienes. 

 31. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su d competencia. 

 32. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos del área. 

 OBJETIVO 

Apoyar y asistir a todas las dependencias que conforman el Ministerio, administrando los bienes y servicios para el cumplimiento de sus funciones, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad, enmarcados dentro de los principios y valores fundamentales establecidos en la política institucional del Ministerio.

 CONTACTO

 Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa Tel 4443100 Ext 1862 Correo Electrónico: grupogestionadministrativa@minjusticia.gov.co

 

 

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