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Grupo de Gestión Documental – Aycardo Miguel Velaides Navarro

PERFIL

Administrador de empresas egresado de la Universidad Autónoma de Bucaramanga, cuenta con una Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos de la Universidad de la Salle y con un Certificado en Auditoría e Implementación de Sistemas de Gestión de Documental, según la familia de normas ISO 30300.

Es amplia su experiencia en el sector público, en el que ha asesorado a entidades adscritas a los sectores trabajo, cultura, defensa y sector privado. En su trayectoria profesional se destaca su paso por el Archivo General de la Nación ‘Jorge Palacios Preciado’, donde prestó sus servicios como líder de proyectos.

Adicionalmente, cuenta con conocimientos en temas relacionados con los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), con elaboración y adopción de instrumentos archivísticos, digitalización, auditoría de gestión documental y elaboración y ejecución de proyectos de inversión.

FUNCIONES

1. Diseñar, aplicar y actualizar políticas, criterios y estrategias para la gestión documental del Ministerio de acuerdo con la reglamentación vigente. 
2. Organizar y administrar el proceso de Gestión Documental de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la política archivística establecida en el Ministerio. 
3. Prestar apoyo y asistencia técnica a las instituciones del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho en la organización y administración del proceso de Gestión Documental, según los requerimientos recibidos.
4. Elaborar el Programa de Gestión Documental institucional, articulado con el Plan de Acción de la entidad. 
5. Elaborar, aplicar y actualizar las tablas de retención documental y valoración documental de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. 
6. Proteger la información y los datos personales que reposan en medios físicos, bases de datos y documentos electrónicos en los sistemas de información de gestión documental de acuerdo con las políticas y directrices del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones del Ministerio. 
8. Establecer y mantener la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos, de acuerdo con los estándares y protocolos definidos por la Subdirección de Sistemas o quien haga sus veces, el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 
9. Coordinar acciones con la Subdirección de Sistemas o quien haga sus veces, para cumplir con los elementos esenciales de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos, garantizando que mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, inc.
10. Presupuestar el requerimiento financiero para el desarrollo del Plan de Acción del Grupo, de acuerdo con las necesidades del servicio. 
11. Recibir, clasificar y distribuir documentos de usuarios internos y externos que lleguen al Ministerio de Justicia y del Derecho. 
12. Realizar seguimiento al cumplimiento de los proyectos, actividades administrativas y técnicas sobre la planificación, manejo, organización y preservación de la documentación producida y recibida por el Ministerio desde su origen (recepción o producción, clasificación, radicación y distribución) hasta su destino final (organización en archivo de gestión, custodia y disposición final de acuerdo con la tabla de retención documental) con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
13. Elaborar documentos (certificaciones sobre la información del archivo central, informes y requerimientos de usuarios internos y externos) en cumplimiento de las funciones asignadas. 
14. Realizar las operaciones de verificación, control, registro y seguimiento de los documentos remitidos al Ministerio de Justicia y del Derecho por personas naturales o jurídicas con el fin de dar el trámite correspondiente. 
15. Establecer el curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa. 
16. Clasificar, ordenar y describir los documentos que posean valores administrativos, fiscales, legales, científicos, económicos, históricos culturales de la Entidad, en las etapas de su ciclo vital. 
17. Realizar las actividades orientadas al acceso y recuperación de la información contenida en los documentos de archivos de la Entidad.
18. Seleccionar, eliminar o conservar los documentos producidos por la entidad según lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). 
19. Realizar las transferencias de archivos fisicos y electrónicos según directrices establecidas por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 
20. Atender los requerimientos de inspección y vigilancia sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental que realice el Archivo General de la Nación y demás organismos de control.
21. Realizar la autoevaluación del control y de la gestión con miras a un mejoramiento continuo. 
22. Ejecutar las actividades requeridas en el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la entidad en el ámbito de las competencias del Grupo. 

23. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OBJETIVO

Gestionar las actividades administrativas, técnicas y tecnológicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por el Ministerio, mediante la generación de directrices y aplicación de metodologías con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

DATOS DE CONTACTO

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